Cum sa fim mai eficienti la birou. O idee simpla

October 24, 2016 § 3 Comments

Mi se intampla adesea sa ma gandesc cum va evolua notiunea de posta electronica in cativa ani. Oare o sa ne uitam inapoi amuzati la cum tastam, mai rapid sau mai incet, si trimiteam zeci de emailuri intr-o zi? Pe de alta parte, fluxul informational este imens: cei mai multi dintre noi avem nu doar o adresa de email (pe cea de serviciu), ci una sau chiar doua adrese personale.

Eu nu cunosc decat foarte putini oameni care au ajuns la ZERO-Inbox, adica o curatenie si o administrare perfecta a postei electronice. La mine mailul de yahoo a devenit un fel de dumping place, de unde doar sterg zilnic tot felul de emailuri, dar nu ma mai obosesc sa le clasific pe cele importante. Iar daca in privinta emailului personal e o chestiune de alegere personala daca facem curatenie regulat si mentinem ordinea, in ceea ce priveste mailul de serviciu lucrurile stau diferit.

De cate ori vi s-a intamplat sa spuneti ‘lasa, raspund mai tarziu’ sau ‘habar nu am ce vrea omul asta de la mine, asa ca nu ii voi raspunde’ sau si mai rau ‘mi-e groaza sa citesc mailul asta, asa ca nici macar nu il voi deschide’? Americanii au dezvoltat tot felul de tehnici si strategii pentru a-ti tine emailul sub control si a-ti maximiza eficienta. Le enumar pe unele dintre ele aici:

  • Nu te abona la tot felul de newsletteruri. Si daca ai facut-o, dezaboneaza-te. šŸ™‚
  • Citeste-ti mailul doar de doua sau trei ori pe zi, la intervale de timp bine fixate. In restul timpului ocupa-te de proiecte
  • Creeaza dosare speciale pentru diversele tipuri de client/emailuri/sarcini etc.
  • Cu jumatate de ora inainte de a termina treaba pe ziua aceea, treci din nou prin inbox si vezi ce ai lasat nerezolvat si pregatesteĀ o lista cu top 5 prioritati pentru maine. Cu alte cuvinte, pregateste terenul.
  • Si… asta e pontul cel mai tare din punctul meu de vedere: one touch email. Adica citesti mailul o data si NU il lasi acolo, ci te ocupi de el cumva. Iata la ce optiuni ma gandesc: il stergi pur si simplu sauraspunzi la email si il stergi, sau il bagi imediat in dosarul potrivit. Daca nu poti raspunde imediat la email, il aloci in dosarul ‘to follow up’ sau ‘to do’.

Ideea de baza in tehnica asta este sa nu amanam la infinit lucrurile de care trebuie sa ne ocupam. E foarte simplu –Ā ai ceva in fata ta: nu il ignora si nu il lasa ‘pentru mai tarziu’, ocupa-te de el acum.

Da, este simpla si extrem de eficienta tehnica, dar mi se pare si destul de greu de aplicat. Totul e sa invingem inertia si sa transform aceasta tehnica in obicei. O sa fiu mai atenta la obiceiurile mele de lucru si sa vad cum pot implementa aceasta tehnica si cu ce rezultate.

Advertisements

§ 3 Responses to Cum sa fim mai eficienti la birou. O idee simpla

  • o femeie says:

    Mi-a luat aprox. juma de an daca nu mai mult sa ma dezactivez la mailurile unde eram abonata pana la nivelul in care sa nu mai ma sperii dim. cand deschid. Viata mi s-a simplificat mult, ba mai mult ma gandesc daca pot si merita sa unific cele 3 adrese email .

  • IuliaBe says:

    eu chiar daca m-am dezabonat la o multime de newslettere continui sa le primesc si parca si altele noi. Am o adresa de yahoo pt junk emails si o adresa de gmail pt alea serioase dar chiar si asa cand intru pe yahoo o data pe sapt sau ceva de genul sterg in bulk mailurile; doar le scanez si delete cu ele….

    la serv e alta treaba, aici se sterg automat toate mailurile mai vechi de 6 luni, asa ca daca nu le asezi frumos in foldere dupa o procedura deloc usoara šŸ™‚ risti sa le pierzi si sa nu le mai poti recupera

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

What’s this?

You are currently reading Cum sa fim mai eficienti la birou. O idee simpla at .

meta

%d bloggers like this: